Etiqueta y ética empresarial

La realidad empresarial actual es que solo el 15% de los medianos y grandes emprendedores que buscan fortalecer su posición en el mercado logran la meta. Es por esta razón que la relevancia de la etiqueta comercial se está multiplicando, ya que el incumplimiento de sus normas, por varias otras razones, a menudo conduce a la ruptura de relaciones comerciales útiles.

En una interpretación amplia, la ética es un conjunto de actitudes generales destinadas a regular las relaciones sociales. En consecuencia, la ética empresarial aborda cuestiones relacionadas con el procedimiento aceptado y el estilo de interacción en el campo de los negocios.

Los detalles de los aspectos éticos de las relaciones comerciales son la etiqueta comercial, que incluyen, por ejemplo, el procedimiento de negociación, las reglas de conducta corporativa, las tradiciones y rituales comerciales, los elementos de subordinación, los modales y estilos de comunicación y escritura, así como cuestiones de corrección en el trato con socios y compañeros de trabajo.

La importancia de la ética y la etiqueta, como parte integral de la misma, radica en que el marco regulatorio que ha surgido como resultado de la práctica a largo plazo simplifica enormemente la comunicación, creando un contexto comprensible y de acceso público en el ámbito empresarial que permite para lograr correctamente los objetivos y ahorrar tiempo de manera significativa.

En otras palabras, estamos hablando de un algoritmo especial para la resolución de problemas comerciales, que permite de forma racional y libre de conflictos establecer y lograr con éxito los objetivos comerciales deseados. El nivel de competencia en este algoritmo permite sacar conclusiones directas sobre el grado de profesionalismo de un socio comercial u oponente en una disputa comercial.

En este contexto, es importante adherirse a los siguientes principios básicos básicos:

• puntualidad en todas partes y en todo;
• cumplimiento de la seguridad de la información;
• altruismo sano;
• imagen favorable correspondiente al entorno empresarial;
• Correcto lenguaje oral y escrito;
• adherencia a las reglas de la cultura del habla empresarial.

Los tipos de correspondencia comercial son variados y, con cierto grado de convención, se pueden dividir en dos tipos principales:

• interestatal - entre organizaciones estatales, representaciones extranjeras y funcionarios (varias notas, memorandos y otras formas) - elementos de las relaciones diplomáticas;
• comercial - cartas de carácter semioficial utilizadas en el ámbito de las relaciones comerciales entre instituciones y organizaciones.

El estilo de escribir una carta de servicio, a pesar de las diferencias lingüísticas y tradicionales, tiene una cierta base común y un grupo de pautas desarrolladas por la práctica establecida. Por ejemplo, una serie de requisitos de protocolo, determinados por la posición de los rangos de remitente y destinatario, se basan en la configuración inicial de respeto mutuo y corrección. Por tanto, independientemente del tipo de documento, estructuralmente debe contener necesariamente los siguientes elementos:

• apelación (estatus oficial del destinatario);
• cumplido (final cortés de la carta);
• firma;
• fecha (día, mes, año y lugar de redacción del mensaje);
• la dirección del remitente (el apellido, el estado del trabajo, la dirección se colocan en la parte superior o inferior de la primera página de la carta).

Además, hay una serie de disposiciones directamente relacionadas con las cartas:

• las cartas comerciales se exponen en formularios u hojas de papel exclusivamente en su anverso;
• las páginas están numeradas con números arábigos;
• los mensajes están llenos de texto impreso;
• los borrados y correcciones en el cuerpo del documento son inaceptables;
• el documento está doblado con el texto hacia adentro;
• el tiempo de espera para la respuesta a una carta no supera los diez días.

Un mensaje comercial debe tener una orientación de destino pronunciada y contener una pregunta, y todo el significado del texto debe obedecer completa y completamente a su contenido, ya sea una propuesta de trato, una solicitud comercial o simplemente información relevante.

La clasificación de los mensajes comerciales es diversa y depende de su orientación funcional y objetivo. Por ejemplo, las letras son:

• notificar;
• parecido a;
• invitaciones
• revisiones de información;
• pedidos;
• acompañamiento;
• otros tipos.

En correspondencia comercial, los más típicos:

• peticiones;
• sugerencias;
• pedidos;
• quejas;
• cartas de garantía.

Como una de las formas de comunicación comercial, en el sentido estricto de la definición, las cartas se dividen en 2 tipos: comercial y privado-oficial.

Los negocios incluyen la correspondencia que circula entre organizaciones e instituciones. Una carta privada-oficial es un mensaje enviado a una institución por una persona privada o, por el contrario, por una institución, a una persona privada.

Hay una serie de reglas para realizar la correspondencia comercial.

• La carta debe estimular el surgimiento de interés comercial en el destinatario, de forma clara y sobre la base de pruebas convincentes, demostrar los beneficios de la asociación y la inconveniencia de romper la asociación. El texto debe tener un carácter incentivador y motivador para cooperar.
• Las emociones personales excesivas en una carta comercial no son la mejor manera de probar su caso y resolver el problema.
• Para evitar sobrecargar y atascar el texto de la carta, debe evitar las comparaciones figurativas, metáforas, alegorías e hipérboles.
• Para una presentación clara y concisa del tema, es mejor utilizar frases sencillas, evitando los detalles y los detalles excesivos. La idea principal del mensaje debe estar respaldada por argumentos extremadamente relevantes, que generalmente se colocan en anexos a la carta (diagramas, gráficos, datos digitales).
• En el texto, los párrafos deben estar resaltados, cada uno de los cuales, representando un pensamiento independiente, comienza en una nueva línea.

• En un mensaje escrito de negocios, no debe usar adjetivos descriptivos, aclaraciones y detalles innecesarios. Al final de la redacción, es recomendable revisar el documento y eliminar frases que no tengan el contenido semántico real.
• La alfabetización es un elemento básico del texto. La presencia de errores ortográficos y de otro tipo en el mensaje es inaceptable.
• Se requiere el tema de la carta. El tema en los documentos debe reflejarse de manera breve y sucinta, esto ahorra tiempo a la hora de leer y caracteriza positivamente al remitente. Si la carta se envía por correo electrónico y contiene información particularmente importante, debe proporcionarla con una "bandera" especial disponible en el servicio electrónico.
• Las fuentes Arial o Times New Roman de tamaño mediano proporcionan una buena legibilidad del texto. Si es necesario, se permiten ideas clave en cursiva o negrita.

• En el texto, es útil utilizar subtítulos (3-4), que facilitan la comprensión del texto presentado.
• Las enumeraciones, listas y listas se diseñan mejor con marcadores especiales.
• Una plantilla corporativa (diagrama) es un excelente indicador de eficiencia y objetividad en la comunicación empresarial. Es especialmente apropiado en el aspecto corporativo, ya que permite destacarse favorablemente y respetar la formalidad exigida.

La estructura de un mensaje comercial es típica. Tradicionalmente contiene:

• Introducción;
• la parte principal;
• conclusión.

La introducción resume el propósito de la carta. La parte principal describe la esencia de la pregunta. En conclusión, es conveniente resumir el contenido de la parte principal, por ejemplo, en forma de conclusiones. Las "posdatas" y varios tipos de notas al pie no son deseables.

En conclusión, las frases que se asemejan a manipulaciones en la forma son inapropiadas, como: "Espero una asociación mutuamente beneficiosa", etc. Es mejor despedirse en una carta comercial con frases simples: "Atentamente", "Con los mejores deseos", etc.

En la parte inferior del mensaje se indican: nombre completo, estado del trabajo, nombre de la empresa y una firma. También se indican los números de teléfono de contacto.

Las tablas y gráficos se adjuntan como un archivo (paquete) separado, indicándolo al final de la carta. Si hay un grupo de archivos adjuntos, se proporciona su lista con los nombres.

Puede usar abreviaturas y abreviaturas especiales solo si está seguro de que el destinatario definitivamente las entenderá.

Para darle al texto un mayor rigor lógico y coherencia en el vocabulario comercial, se utilizan los siguientes patrones de habla como aglutinantes:

• por esta razón;
• Basado en lo anterior;
• Debido a esto;
• según los datos;
• Basado en esto;
• Considerando;
• otro.

En el espacio virtual, la interacción empresarial, que representa la comunicación en miniatura, es específica y no menos requiere el cumplimiento de las reglas de etiqueta pertinentes. El trabajo competente con la escritura, de acuerdo con la práctica, implica la implementación de las siguientes notas sobre el volumen, las normas del lenguaje, la estructura y el formato.

• La fórmula del tema debe corresponder absolutamente exactamente con el tema indicado en el texto. Esto le permite sintonizar rápidamente al lector con el estado de ánimo comercial deseado.
• El volumen óptimo de un documento enviado por correo electrónico cabe en "una pantalla", con el volumen máximo de texto: una hoja en formato A4.
• El tamaño óptimo de los archivos adjuntos no es más de 3 MB.
• Se recomienda "empaquetar" los archivos enviados en archivos estándar de codificación Zip o Rar. Otros a menudo se bloquean durante la transferencia.
• Los hipervínculos deben ser estándar (azul, subrayado a continuación).
• La respuesta al destinatario debe colocarse en la parte superior, al principio de la carta y no al final. Esto evita que el compañero de lápiz tenga que desplazarse innecesariamente y forzar el texto anterior.

• Es necesario utilizar el lenguaje de la carta que el socio comprenda tanto como sea posible. La cuestión de la conveniencia de utilizar profesionalismos, vocabulario corporativo interno, expresiones de jerga y abreviaturas (especialmente en correspondencia externa) en el mensaje se decide por separado, según el contexto y las cualidades de los socios de correspondencia.
• Es importante informar a su pareja sobre la recepción de su mensaje; esta es una señal de buenos modales y parte de la etiqueta comercial que demuestra respeto por él.
• La respuesta debe ser lo más rápida posible. Si por alguna razón no es posible responder rápidamente, entonces el socio debe ser notificado de la recepción de su carta e indicar el momento de la respuesta. Una pausa ética y cómoda antes de dar una respuesta es 48 horas después de recibir un mensaje. Pasado este tiempo, la persona suele creer que el mensaje se ha perdido o se está ignorando. La pausa excesiva en la correspondencia a menudo se asocia con el riesgo de perder a un socio y se interpreta en los negocios como una violación de los estándares éticos.
• Al final del mensaje, debe colocar la información de contacto que se indica en todas las letras sin excepción, independientemente del orden del envío.
• Es importante prestar especial atención a los problemas de privacidad durante la transferencia.

Para obtener más información sobre la ética de la correspondencia comercial, vea el siguiente video.