Secretaria de profesión

En la oficina de casi cualquier empresa moderna, la secretaria ocupa un lugar especial. Este es un especialista que ayuda a mantener la organización organizada y en funcionamiento. De hecho, es un intermediario entre el gerente, los empleados, los socios y los clientes. Como regla general, obtener este puesto no es difícil: no siempre se requiere una educación superior y una amplia experiencia laboral. Y puede construir una carrera buena e interesante en el futuro si desempeña sus funciones de manera eficiente y responsable.

La profesión de secretario se menciona desde los tiempos de la Antigua Roma. Según los historiadores, estos trabajadores fueron contratados por patricios y ciudadanos nobles o simplemente ricos del país. Se emplearon como secretarios a hombres de las clases bajas con una buena educación. En ese momento, los deberes de dichos trabajadores incluían el trabajo de oficina, la correspondencia y, a menudo, las finanzas e incluso los secretos del empleador.

En Rusia, el puesto de secretario apareció en 1720 gracias a Peter I. Se impusieron requisitos estrictos a la profesión: educación, buen conocimiento de las leyes, comprensión de todas las sutilezas y detalles. El puesto de secretaria personal ha estado en demanda desde 1840; muchos gerentes de diversas empresas a menudo necesitan un asistente personal.

La profesión moderna de una secretaria es a menudo un trabajo de recepción y organización en la oficina, ayudando no solo al gerente, sino también a los colegas y visitantes.Hoy en día, el secretario es considerado el rostro de la empresa y, por su apariencia, los visitantes juzgan la solidez de toda la empresa. Hoy en día, esta profesión se considera predominantemente femenina debido a sus particularidades. Durante el desarrollo de la profesión, se han formado varias direcciones de la secretaría, dependiendo de la especialización.

• Secretaria de oficina (gerente de oficina). Las responsabilidades son la distribución de las llamadas telefónicas, la reunión con los invitados, el cumplimiento de las instrucciones de la dirección y asegurar el funcionamiento estable de la oficina (encargar material de oficina, agua, etc.). Para obtener un puesto, un empleado no necesita educación especial. En la escala profesional, esta posición suele ser la posición inicial.

• Asistente de secretaria. El puesto es similar al de un gerente de oficina, pero más responsable y complejo. Aquí, las responsabilidades serán la elaboración de soluciones de diseño, edición de documentos, redacción de textos para los discursos del jefe en diversos eventos, así como el control parcial del trabajo de los empleados de la organización. La obtención de dicho puesto requiere educación especial (cursos, centro de formación).

• Asistente personal del gerente. Esta posición se considera honorable. Dicho asistente necesita entablar relaciones con la dirección y crear una atmósfera de confianza. Para realizar sus funciones, necesitará conocer los aspectos específicos de la profesión, los conceptos básicos del trabajo de oficina, la resistencia al estrés y la confianza en sí mismo. El trabajo suele consistir en resolver problemas organizativos y administrativos.

Además de estas profesiones, existen varias especializaciones con una especificidad limitada.

• Empleado. Un empleado que organiza la documentación, elabora facturas, registra la correspondencia entrante y saliente, forma un archivo.
• Secretaria-traductora. Además de las responsabilidades básicas, se requerirá un alto nivel de conocimientos de idiomas extranjeros. El empleado participa en negociaciones con socios extranjeros.
• Secretario judicial. El empleado sirve en el tribunal, verifica la asistencia de las personas a las reuniones, lleva acta de la audiencia, redacta actos judiciales y ejecuta diversas órdenes del juez.
• Secretario técnico. Para cumplir con los deberes, necesita conocer el método de mecanografía "a ciegas", contestar llamadas telefónicas y poder trabajar con equipos de oficina.

Los rasgos característicos adicionales de la profesión moderna son:

• correspondencia de negocios;
• método de escritura "a ciegas" de alta velocidad, sin mirar el teclado y usando los 10 dedos;
• la capacidad de utilizar una variedad de equipos de oficina;
• la capacidad de organizar la documentación (correspondencia, archivo).

Las ventajas de la profesión incluyen las siguientes:

• no hay actividad física;
• existe la oportunidad de adquirir importantes habilidades de comunicación y establecer conexiones útiles;
• no es necesario tener una especialidad para conseguir un trabajo;
• trabajar en condiciones cómodas;
• en algunos casos, puede utilizar el equipo de oficina para fines personales (fotocopiadora, escaneado);
• a veces es posible combinar estudio y trabajo.

Como en cualquier otra profesión, el cargo de secretario tiene sus inconvenientes:

• estar constantemente a la vista de la dirección;
• apariencia impecable diaria (especialmente importante en las grandes empresas);
• tareas similares y trabajo de rutina (a menudo típico de organizaciones pequeñas);
• el trabajo suele ser estresante;
• cumplimiento de asignaciones personales de superiores no relacionadas con el trabajo;
• rara vez hay una oportunidad para la autorrealización;
• el modo de funcionamiento puede ser irregular.

La perspectiva de desarrollo para el secretario a menudo es cuestionable. Algunos gerentes no tienen prisa por perder a un buen empleado y transferirlo a otro puesto.Otros son comprensivos y, a menudo, ascienden a trabajadores responsables, trabajadores y profesionales.

Un documento que está diseñado para regular los derechos y obligaciones de un empleado es una descripción del puesto, es igualmente importante para el secretario y para la gerencia. Contiene los derechos y obligaciones de ambas partes del contrato de trabajo, lo que permite utilizarlo como herramienta para la coordinación efectiva de los procesos productivos.

No existe una forma única de instrucción, por lo que puede redactarla utilizando una plantilla ya preparada o desarrollar su propio documento. A la hora de redactar el documento, es importante tener en cuenta que en cada empresa los secretarios desempeñan funciones distintas, a pesar de que el mismo trabajo básico es el mismo.

La descripción del puesto debe elaborarse teniendo en cuenta el nivel profesional e incluir las siguientes secciones principales.

• Provisiones generales.
• Funciones.
• Responsabilidades laborales.
• Derechos.
• Una responsabilidad.

Además de las responsabilidades principales, se permite introducir funciones adicionales en la descripción del puesto, teniendo en cuenta la especialización. Entonces, las instrucciones de un empleado, secretario técnico, secretario militar o científico contendrán funciones de secretaría básicas similares, pero diferirán en deberes especializados que deberán indicarse en el documento.

En el sentido clásico, las siguientes funciones pueden atribuirse a las principales funciones unificadas del secretario:

• asegura las actividades administrativas del jefe;
• realiza correspondencia comercial, incluidas llamadas y correos electrónicos;
• acepta y redistribuye correspondencia, prepara y envía respuestas a las cartas recibidas;
• recopila y procesa la información necesaria para el gerente, proporciona trabajo de oficina;
• acepta documentos de los empleados para su posterior transferencia a la gerencia para su firma y revisión;
• prepara reuniones, reuniones y conferencias, lleva sus actas;
• compra material de oficina y otros productos necesarios para garantizar el buen funcionamiento de la oficina;
• resuelve tareas organizativas para la recepción de empleados y visitantes;
• realiza otros trabajos relacionados con el cargo que ocupa.

Además, los deberes pueden convertirse en:

• control sobre la ejecución de órdenes y órdenes;
• escaneo y copia de documentación;
• cancelación o aplazamiento de plazos;
• reserva de billetes y habitaciones de hotel;
• preparación de informes sobre gastos de viaje;
• preparación de bebidas y golosinas para invitados.

La secretaria en el trabajo tiene que comunicarse a menudo y mucho con diferentes personas, por lo que un buen especialista debe cumplir con los siguientes requisitos:

• pulcritud;
• precisión;
• benevolencia;
• una cultura del habla;
• sociabilidad;
• falta de malos hábitos.

Dado que la secretaria es el “rostro” de la empresa, la apariencia agradable del empleado es un criterio fundamental. Es importante señalar aquí que estamos hablando de un sentido del estilo y presencia del gusto, y no de la apariencia de un modelo. Las mujeres a menudo se convierten en secretarias porque se las considera más flexibles, resistentes al estrés y capaces de crear un ambiente acogedor en la oficina.

La especificidad del trabajo de secretaría es ayudar regularmente al gerente a hacer negocios. Por esta razón, estas cualidades profesionales son extremadamente importantes:

• una responsabilidad;
• puntualidad;
• atención;
• diligencia;
• capacidad de aprendizaje;
• organización.

Para conseguir un trabajo como secretaria, a menudo no se necesita una educación superior; los cursos especializados completados son bastante adecuados. Los conocimientos adquiridos en el campo de la psicología, la lectura rápida y la taquigrafía serán de utilidad. Los conocimientos básicos de la profesión de secretario se pueden obtener en colegios especializados. Esta capacitación está disponible para quienes se graduaron del noveno u undécimo grado de la escuela y tomará de 1 a 3 años, dependiendo de la educación secundaria existente.

Si la elección recayó en una empresa de renombre, entonces es importante obtener una educación especializada. Por ejemplo, en el Ministerio de Relaciones Exteriores de la Federación de Rusia hay un centro de capacitación que capacita a los secretarios. El centro les enseña a los estudiantes conocimientos de computación, los conceptos básicos del trabajo de oficina, ética y etiqueta empresarial e inglés. Dado que las universidades nacionales no ofrecen formación en el trabajo de secretaría, los candidatos con diplomas en filología, comunicación, psicología y otras áreas similares tienen una ventaja. Algunas empresas brindan capacitación a los candidatos que están listos para reclutar.

Puede trabajar como secretaria en una organización acreditada, en una pequeña empresa y en una agencia gubernamental, por ejemplo, en una escuela o universidad. Hoy en día, casi todos los líderes necesitan secretarios o asistentes. El cargo de secretario está envuelto en varios mitos: algunos hablan de comenzar una carrera interesante en esta profesión, mientras que otros argumentan que prácticamente no hay promoción.

De hecho, el avance profesional depende en gran medida de las cualidades personales. La iniciativa y el trabajo duro lo ayudarán a pasar a un puesto más alto dentro de la empresa, por ejemplo, primero como asistente del gerente y luego convertirse en gerente. El desarrollo ulterior de la empresa estará en manos del propio especialista.

Al comienzo de una carrera, es difícil contar con un salario alto. Los empleadores suelen ofrecer a los trabajadores sin experiencia un salario de 15.000 a 20.000 rublos. dependiendo de la región de residencia. En las grandes ciudades, los salarios suelen ser más altos. El salario promedio de un empleado experimentado es de 30,000 a 45,000 rublos. en toda Rusia. Los especialistas de calificaciones más altas, por ejemplo, los asistentes personales de gerentes y asistentes, ganan 60,000-80000 rublos.