Matriz de Eisenhower - Usar el tiempo correctamente

En nuestra era increíblemente acelerada, parece que el tiempo no solo pasa, sino que vuela a la velocidad de un avión supersónico. En tal ciclo de eventos y días, cargados con una gran cantidad de hechos y planes, a menudo no podemos realizar ni la mitad de lo planeado. Y quiero llegar a tiempo para todo. Cómo usar el tiempo correctamente usando la matriz de Eisenhower, lo consideraremos con más detalle.

El tiempo es todo lo que tenemos. El bien o el mal que vivamos nuestra vida depende directamente de cómo y en qué dedicamos el tiempo que se nos asigna. Y aquellos que sueñan con poder hacer mucho en su camino, por regla general, aprenden cómo administrar eficazmente su tiempo. La gestión del tiempo (gestión del tiempo) no es más que planificación. Es lo que ayuda a dejar de preocuparnos por la amarga sensación de que el tiempo es corto, que falta mucho y por eso no hay tiempo para hacer nada.

Érase una vez, el célebre líder militar y político estadounidense Dwight David Eisenhower, quien también fue presidente de los Estados Unidos, se tomó en serio la búsqueda de una solución al problema de la planificación eficaz. Y se las arregló para encontrar una solución a este problema, incluso se le ocurrió su propia sistema de gestión del tiempo.

Dio la casualidad de que el cerebro humano percibe mejor y más fácilmente la información estructurada, es decir, introducida en un determinado sistema, desglosada en estantes. Al mismo tiempo, sería bueno visualizar estos estantes, hacerlos visuales, por ejemplo, con la ayuda de algún tipo de diagramas o diagramas.Este es el principio de distribución de casos que subyace a la matriz de Eisenhower, que es uno de los métodos principales de la teoría de la gestión eficaz del tiempo.

La visualización del plan de asuntos y acciones utilizando la matriz es muy simple. Dibuja un cuadrado en papel, divídelo con dos líneas perpendiculares en cuatro márgenes iguales. Debería obtener una ventana con una celosía en forma de cruz. Estos campos dividirán sus asuntos en 4 grupos, cada uno de los cuales dependerá de los signos de importancia / no importancia y urgencia / no urgencia. Los campos formados a partir de la intersección de líneas se denominan cuadrantes (un concepto matemático) y se denotan de la siguiente manera:

• Cuadrante A (tareas importantes y urgentes);
• Cuadrante B (tareas importantes pero no urgentes);
• Cuadrante S (tareas no importantes pero urgentes);
• Cuadrante D (tareas sin importancia ni urgencia).

La matriz de Eisenhower tiene ventajas y desventajas. Describamos ambos y comencemos con los beneficios.

• A pesar de su nombre "matriz", que implica algo complejo, el sistema es realmente muy fácil de entender y de aplicar sin dificultad.
• Los casos, metas y objetivos se dividen en solo 4 categorías, esto ayuda a navegar mejor en ellos.
• La distribución de tareas según los criterios de urgencia e importancia le permite dejar en segundo plano los asuntos no urgentes y sin importancia, dando así prioridad a los importantes y urgentes. Así es como se produce el análisis y filtrado de casos. Aquellos que no necesitan dedicar tiempo en absoluto son eliminados.
• La principal ventaja es que la matriz permite hacer el gasto de tiempo lo más eficiente posible, lo que, a su vez, permite completar todo a tiempo.

También hay inconvenientes en este sistema.

• La matriz es ineficaz en la planificación a largo plazo. Es adecuado para hacer temas de actualidad o los calculados para un futuro próximo.
• Cuando no hay objetivos diarios, no es necesario aplicar dicho sistema.
• Para utilizar la matriz de forma eficaz, debe distribuir los objetivos en grupos de forma rápida y precisa. Para ello, es necesario entender a cuál de ellos se le puede asignar la titulación “importante” y cuáles son las metas no muy importantes, cuáles deben cumplirse con urgencia y cuáles son opcionales. Tal entrenamiento lleva tiempo, es decir, la matriz no comienza a "funcionar" para usted de inmediato, pero esto es un inconveniente.
• Y, como resultado del párrafo anterior, puede haber errores con la precisión de asignar casos a un cierto estado.

Consideremos cada cuadrante de la matriz con más detalle.

Si es un maestro en planificación, el cuadrante A estará vacío. Si hay casos en él, esto indica que su organización es deficiente. Admite educación en los asuntos de trabajos urgentes y bloqueos. La razón de esta imagen es, por regla general, la pereza.

O puede que no esté priorizando. Por supuesto, a veces tales situaciones son permisibles, pero cuando esto se observa sistemáticamente, entonces simplemente es necesario trabajar en la autodisciplina personal. Para evitar el "asentamiento" de la moda en el cuadrante A, es necesario hacer frente a tiempo a las tareas ingresadas en los campos restantes.

Pero aún se puede hacer una pequeña lista de tareas pendientes en el cuadrante A. Puede ser:

• problemas de salud;
• hechos, cuyo fracaso puede provocar la aparición de problemas, empeorar la calidad de vida, amenazar el bienestar de la familia y el trabajo;
• casos, cuyo fracaso complicará significativamente el camino hacia el logro de los objetivos principales o conducirá a su fracaso;
• salir de diversas situaciones de emergencia y crisis.

Sin embargo, si tiene muchos puntos en este cuadrante, entonces haga todos sus esfuerzos para eliminarlos. Y no olvide que el cumplimiento de algunos elementos de la lista de importantes y urgentes se puede volver a dirigir, delegar a una de las personas de confianza, no es necesario que cargue con toda la carga de todos los asuntos solo en usted.Este enfoque le ayudará a afrontar la plenitud del cuadrante A más rápidamente.

Las observaciones muestran que las personas que dan preferencia a la resolución de problemas del cuadrante B se vuelven las más exitosas, ascienden más rápido en la escala profesional, son las más prósperas económicamente, no les falta tiempo y viven una vida armoniosa y satisfactoria. Las tareas no urgentes pertenecen a la categoría de las más prometedoras y prioritarias, y si una persona les presta su atención principal, todo le saldrá bien.

Hay que tener en cuenta que la falta de urgencia en el grupo B provoca en ocasiones un retraso en la implementación de los puntos señalados, y migran al grupo A, donde ya requerirán una rápida respuesta. Si resuelve tareas importantes, pero no muy urgentes, de manera gradual y regular, este proceso será tranquilo y eficiente. Es necesario abordar este tipo de negocios de manera responsable, y la falta de urgencia permite controlar completamente el avance del caso, llevar todos los detalles al ideal, pensar con claridad todos los pasos y, en última instancia, obtener un resultado productivo.

La Matriz de Eisenhower nos enseña principalmente a priorizar correctamente. Esto significa que lo más importante en la planificación es la capacidad de distinguir las cosas importantes que te llevan a grandes metas de las secundarias. Las tareas que deben incluirse en el grupo C no son importantes, en esencia, distraen de los principales objetivos del caso, no contribuyen al progreso, sino que, por el contrario, solo ralentizan el proceso de desarrollo. A menudo interfieren con la concentración en la consecución de objetivos importantes y, por lo tanto, reducen la eficacia del tiempo pasado.

No confunda los asuntos urgentes del campo C, que no son importantes, con los asuntos urgentes del campo A, que son extremadamente importantes. Esto, por regla general, conduce al hecho de que lo realmente importante permanece en un segundo plano. Un ejemplo vívido de tal situación pueden ser las reuniones impuestas por alguien del exterior, que no son necesarias para ti, o largas conversaciones vacías, ir a fiestas y celebraciones, invitaciones a las que provienen de personas que no te interesan, algunos quehaceres domésticos, avería de electrodomésticos y similares. Sí, esto debe hacerse con urgencia, pero la solución de estas tareas no es una necesidad vital y su fracaso no conlleva problemas.

Las clases de este grupo no dan nada, al contrario, pueden hacer daño. Se debe intentar posponerlos para más tarde, y es mejor ignorarlos por completo. Pero necesitas conocer al enemigo de vista; definitivamente debes hacer una lista de tales "plagas" en el campo D, porque estas son las mismas actividades que "consumen" nuestro tiempo. Son estos casos los que resultan tan tentadores y atractivos para muchas personas por su sencillez y prometen dar relajación y placer, para pasar tiempo en dulce dicha.

Tales características de estos "casos" crean una enorme tentación de tratar con ellos en primer lugar y dejar, como dicen, que el mundo entero esperará. Puede ser extremadamente difícil salir del torbellino de tales pseudo-casos, ya que realmente arrastran a una persona. Pero los intentos de destruir el hábito de practicarlos no pueden abandonarse.

Estas actividades incluyen:

• conversaciones sobre nada, conversaciones vacías y sin sentido (tanto por teléfono como en persona);
• lo mismo que las conversaciones del párrafo anterior, correspondencia en mensajería instantánea, redes sociales, todo tipo de chats;
• ver películas, seriales, programas de televisión que no tienen una carga semántica, distrayendo de problemas y asuntos serios que causan diversas emociones negativas;
• computadora y otros juegos (no educativos).

El descanso para el cuerpo y el alma es indudablemente necesario, pero hay muchas otras formas útiles de ejercitarlo:

• lectura de literatura de calidad;
• visitas a exposiciones, teatros y museos;
• juegos que desarrollan inteligencia;
• clases en la piscina, gimnasio, viajes a pistas de patinaje, viajes fuera de la ciudad a la naturaleza, viajes, etc.

Si no puede erradicar por completo de su vida las actividades dañinas del grupo D, entonces debe intentar al menos retrasarlas, preste atención solo cuando las actividades de los grupos A y B se hayan completado. Pero trate de reducir la cantidad de tiempo gastado en actividades "vacías" tanto como sea posible ...

Existe una alta probabilidad de atribuir el caso a un grupo inadecuado. Este es el principal problema en la construcción de la jerarquía de nuestras prioridades. Para que le resulte más fácil afrontarlo, debe aprender a responder dos preguntas con dos palabras: "sí" o "no". Por ejemplo: "¿Completar este caso me ayudará a acercarme a mi objetivo principal?" La respuesta "sí" significa la importancia del caso, la respuesta "no" significa que no es importante.

"Si no resuelvo este problema ahora, ¿perderá su relevancia mañana?" La respuesta "sí" significa la urgencia del asunto, la respuesta "no" no es la urgencia. Habiendo determinado la categoría para cada lección de esta manera, primero haga las cosas del grupo A, y luego del grupo B.

El mejor momento para crear una matriz es comenzar un nuevo día. Piense detenidamente en las tareas que le esperan en el futuro cercano y escríbalas en forma de lista regular. Luego, pruebe cada una con las preguntas anteriores y colóquelas en los recuadros de acuerdo con las respuestas. No olvide mencionar las cosas más pequeñas e insignificantes que simplemente hacen perder nuestro tiempo.

El número total de tareas lo determina usted mismo. Habiendo dividido los casos en categorías apropiadas, puede escribir en un cuaderno o crear en el organizador del teléfono una lista conveniente habitual en orden descendente de urgencia e importancia, de modo que los primeros en la lista sean casos del grupo A, segundo del B, tercero de C, y de D no tiene que escribirlo en absoluto. Recuerde que las tareas de los Grupos A y C deben delegarse a familiares, amigos, colegas o subordinados. Pero grupo B: estas son las cosas que es importante hacer por su cuenta.

Cualquiera que lo necesite puede usar la Matriz de Eisenhower. Es bueno porque será igualmente útil para todos, independientemente de su edad y condición social: los jefes de organizaciones y empresas, los trabajadores y empleados comunes, las amas de casa, los estudiantes y los niños que estudian en las escuelas.

Veamos un ejemplo de cómo se verían los registros diarios de Eisenhower.

Un grupo de asuntos urgentes e importantes:

• conducir el automóvil a la estación de servicio para que lo reparen, ya que lo necesito para trabajar;
• presentar un informe trimestral;
• lidiar con el problema con una tarjeta bancaria.

Un grupo de asuntos no urgentes, pero importantes:

• desarrollar un nuevo tema y esbozar las direcciones principales del nuevo proyecto;
• dejar de fumar;
• aprende inglés;
• compre una membresía de gimnasio.

Un grupo de asuntos urgentes, pero no importantes:

• ir al aniversario de San Sanych desde el departamento legal;
• felicitar a todos en las redes sociales el primer día de primavera.

Un grupo de casos no urgentes y sin importancia:

• limpiar el armario;
• desmontar cosas en el entrepiso;
• mira la serie;
• jugar con el loro.

La matriz de Eisenhower se puede comparar con un sistema de purificación, un filtro que le permite deshacerse de cosas innecesarias. Al principio, es posible que deba componerlo a diario, pero con la acumulación de experiencia, comenzará a sentir en el nivel de intuición qué negocio pertenece a qué categoría. Y tan pronto como domine dicho sistema de gestión del tiempo, y aprenda a utilizarlo de forma eficaz, así como a distribuir correctamente los casos en cuadrantes, inmediatamente sentirá una oleada de libertad.Comenzarás a tener tiempo para hacer todo a tiempo y al mismo tiempo sin prisas, tu vida volverá a la normalidad, de pronto se comenzarán a lograr metas que parecen inalcanzables. Y se le garantizará la presencia de excelente estado y buen humor, energía y vivacidad.

La disciplina es la base del éxito. Seguramente prestaste atención a esas personas que no tienen tales cualidades, están en un torbellino interminable de "asuntos" interminables, todo el tiempo haciendo algo vacío, sin sentido, pero, según sus declaraciones, es imposiblemente importante. Y la vista de estas personas es constantemente cansada, agotada, perdida, infeliz. Siempre están molestos, quisquillosos e inquietos.

Si no quiere ser así y no quiere evocar solo simpatía y lástima en las personas, entonces debe actuar según el principio de lo contrario. Si todo sucede para ellos y desea resultados opuestos, entonces debe actuar de manera opuesta. A saber: poner en orden la disciplina, dominar las técnicas de autoorganización, adherirse a planes, horarios y regímenes claros, comprender claramente cuándo y qué hacer y, lo más importante, para qué sirve todo esto, cuál es el objetivo. Y la matriz de Eisenhower será un excelente asistente para usted en estos asuntos.

Después de todo, no en vano su fundadora, cuyo nombre lleva, pudo construir una carrera tan vertiginosa y convertirse en una de las presidentas más famosas y queridas del pueblo estadounidense, así como en una líder militar muy exitosa. Y todo esto a pesar de que este gran hombre nació en una familia pobre. Puede tomar con seguridad un ejemplo de esas personas y utilizar las herramientas que han inventado.