Tipos y principales fases de la comunicación empresarial

La comunicación empresarial es una parte integral de la vida de la sociedad moderna. Todos los días en el trabajo, las personas con cierto estatus y que ocupan un puesto particular recurren a varios tipos y observan estrictamente las reglas públicas y privadas de etiqueta comercial. La comunicación comercial correctamente estructurada conducirá incluso a un gerente novato al logro exitoso de la meta.

Detrás del concepto de comunicación empresarial hay un tipo de comunicación, cuyo propósito no es el proceso de negociación en sí, sino la solución de un problema específico o el logro de un objetivo específico, que es vinculante para todos los participantes en la conversación y se encuentra fuera el proceso de comunicación en sí.

Este tipo de comunicación se diferencia de otros tipos por la presencia de las siguientes circunstancias:

• el propósito, los motivos o la actividad deben ser comunes para todos los interlocutores;
• los negociadores se encuentran en un intervalo de espacio-tiempo común: las comunicaciones comerciales pueden tener lugar en cualquier organización, grupo o equipo;
• todos los participantes en este proceso están interconectados, los roles sociales están claramente distribuidos entre ellos y se construye una jerarquía de comunicación;
• La comunicación en este contexto tiene regulaciones estrictas que deben ser obedecidas por todos los participantes, independientemente de su estatus: las normas de comportamiento en un ambiente de trabajo son la etiqueta empresarial.

Las reglas básicas de etiqueta comercial incluyen lo siguiente:

• Los interlocutores comerciales deben adherirse a un cierto estilo de comunicación, formular de forma clara y concisa sus pensamientos, dar argumentos de peso a favor de su punto de vista y ser capaz de escuchar y escuchar al interlocutor. Esto le ayudará a tener una conversación productiva sin perder tiempo innecesario de la gente de negocios.
• Con tal comunicación, los participantes en la conversación debe ser lo más educado posible... Las reuniones de negocios persiguen algún tipo de beneficio, por lo que a veces hay que comunicarse con personas poco agradables.
• Palabras comprensibles y oraciones simples. son inherentes a este estilo. Expresado en términos complejos y palabras extranjeras, puede engañar a una persona o incluso ofenderla. A su vez, esto interferirá con el logro del objetivo establecido.

La comunicación empresarial tiene tres funciones principales que tienen diferentes objetivos y principios finales de impacto humano:

• Información y comunicación la función implica la recopilación y formación de información específica por parte de los participantes en la conversación, así como el intercambio de conocimientos acumulados en el proceso de negociación.
• Regulatorio y comunicativo la función tiene como objetivo corregir el comportamiento de los participantes en la comunicación. Durante la comunicación corporativa, el sujeto regula no solo su propio modelo de comportamiento, sino también a otros participantes en la conversación. Para realizar esta función, los siguientes métodos son adecuados: persuasión o sugerencia en el marco de la etiqueta del habla, comportamiento de copia.
• Efectivamente comunicativo La función está directamente relacionada con los aspectos emocionales de los sujetos de la comunicación.

Todos los tipos de comunicación empresarial existentes se clasifican de acuerdo con muchos parámetros. Consideremos el más popular entre los existentes.

Dependiendo del método de intercambio de información, se distingue la comunicación comercial oral y escrita:

1. Los tipos escritos de comunicación empresarial incluyen todo tipo de documentos oficiales. Puede ser un informe de referencia, una nota explicativa, informes y actas de reuniones, cartas comerciales, una declaración, un estatuto interno de una empresa, un acto de cancelación, una orden, una indicación por escrito, una descripción del trabajo y mucho más. . Cualquier documento oficial con firmas o sellos es objeto de comunicación empresarial.
2. Las negociaciones, reuniones, reuniones, conversaciones comerciales, informes, reuniones de planificación se pueden atribuir al tipo oral de comunicación comercial.

Por la forma de interacción entre los participantes, existen tipos de comunicación empresarial directa e indirecta:

• La comunicación directa implica negociaciones entre socios sin el uso de fondos adicionales, es decir, los interlocutores están en la misma sala y se comunican cara a cara.
• El contacto indirecto ocurre con el uso de medios de comunicación modernos: teléfono, correo electrónico, comunicación por video.
• La comunicación remota le permite resolver rápidamente algunos problemas entre socios de diferentes países. Pero la experiencia muestra que las conversaciones cara a cara son las más productivas.

Otra clasificación implica la división de tipos de comunicaciones comerciales en comunicación verbal y no verbal:

1. La comunicación verbal implica la interacción entre personas que utilizan el habla humana. Con la ayuda de los sistemas de lenguaje y dependiendo de las intenciones de una persona, se forman los textos del habla. Pueden ser tanto escritas como orales.
2. La interacción no verbal entre personas ocurre sin el uso del habla. El medio de esta comunicación es la manifestación externa de sentimientos y emociones: lenguaje de señas, expresiones faciales, mirada y habilidades motoras corporales. Están unidos por un concepto común: kinestics.

Además de los tipos, también existen formas de comunicación empresarial, se dividen en monológicos y dialógicos.

1. El primer grupo incluye formas de comunicación con un participante: informe, apelación, discurso de bienvenida, publicidad. En este caso, una persona actúa como orador y transmite alguna información al oyente. Debe comprender claramente de qué está hablando y ser capaz de expresar claramente sus pensamientos.
2. Las formas de diálogo presuponen la presencia de dos o más participantes.

Las negociaciones son una forma adecuada de comunicación cuando se discuten los temas más importantes y son:

• vertical - con autoridades superiores;
• horizontal - dentro de la organización;
• no autorizado, es decir, no planificado, realizado después de la escuela;
• al más alto nivel: solo se reúnen personas con el estatus de jefes de empresas interesadas;
• en la mesa ampliada: una reunión de grupos de trabajo o comisiones especialmente designadas.

La conversación, entre otras formas, tiene el carácter más informal y simplificado. interacciones en un ambiente de trabajo. Este formulario incluye cualquier contacto en el trabajo que esté diseñado para resolver un problema. No todo el mundo tiene el don en el momento adecuado para tener una conversación informal con sus superiores y guiarlos con tacto hacia la solución de problemas de interés.

La discusión o disputa es la forma de resolver el problema comparando puntos de vista diferentes, a menudo opuestos. El resultado de una discusión productiva es la adopción de una sola decisión por mutuo acuerdo de las partes después de escuchar a su vez todos los aspectos positivos y negativos. Esta forma de comunicación tiene el colorido emocional más vívido, pero en los círculos comerciales se acostumbra seguir algunas reglas. Los oponentes no deben hablar durante mucho tiempo, interrumpirse entre sí.

Es habitual dividir el proceso de una conversación empresarial desde su inicio hasta la consecución de un objetivo establecido en determinadas etapas o fases.

Consideremos cada uno de ellos con más detalle.

• Preparándose para una cita. En esta etapa, es muy importante delinear un plan para la próxima conversación, para definir claramente el rango de tareas necesarias para resolver problemas. De antemano, vale la pena hacer consultas sobre el interlocutor, en función del cual elegir las tácticas de la conversación y los argumentos necesarios. De hecho, el resultado de la reunión depende de cuán significativa sea la reunión.
• Lugar y marca de tiempo para las negociaciones. La definición de este parámetro depende del rol de los interlocutores. Por lo general, las coordenadas de las negociaciones las establece el interlocutor superior. Si la reunión es en pie de igualdad, los participantes pueden ponerse de acuerdo mutuamente.

• Establecer y establecer contacto con el interlocutor. Esta fase, por su finalidad funcional, es el inicio de las negociaciones. A menudo, la primera mirada o la palabra del interlocutor agrega una actitud subconsciente hacia él e influye en el deseo de continuar la conversación. Durante el establecimiento del contacto, es importante ganarse al interlocutor lo antes posible y completar la etapa estableciendo contacto psicológico, el momento en que todos los participantes en la comunicación están listos para ir al grano.
• Problema de identificación e intercambio de información disponible. En esta fase, es importante expresar todas las preguntas de interés, para indicar la dirección de la conversación, para dar una comprensión general del problema.
• Argumentos a favor de la solución propuesta... La fase de argumentación está estrechamente interconectada con la etapa anterior y fluye suavemente a partir de ella. Durante este período, es muy importante anotar todos los aspectos positivos de tu visión de resolver el problema, para aplicar las habilidades de persuasión, especialmente si el interlocutor se adhiere a un punto de vista diferente.
• Contra argumentos. En esta etapa, hay una escucha de los argumentos en contra del interlocutor, que puede que no siempre esté de acuerdo. Es importante escuchar con atención y calma al interlocutor, para comprender la esencia de su posición. Las preguntas de orientación lo ayudarán a comprender si la objeción está relacionada con la falta de información proporcionada.
• Encontrar un compromiso en la solución del problema. En el proceso de presentar alternativamente argumentos y propuestas, se busca una solución que se adapte a todas las partes de las negociaciones.
• Toma de decisiones. Esta etapa significa el acuerdo de todas las partes con una sola posición, llegando a un denominador común.

• Fijación de resultados. Todas las reuniones de negocios finalizan con la firma de una confirmación por escrito de una decisión conjunta.El acuerdo es un reflejo de que el encuentro tiene un resultado final aceptable para todos.
• Finalice el contacto. Después de discutir temas importantes, debe poder separarse adecuadamente de los interlocutores, tal vez dejar una tarjeta de presentación o solicitar los datos de contacto de los socios.
• Análisis Los resultados obtenidos. Esta fase es definitiva. Está diseñado para mostrar cómo la decisión tomada fue correcta y rentable para los participantes en la conversación.

La clave para un negocio exitoso es una comunicación comercial estructurada adecuadamente con sus clientes y socios. Para conseguirlo hay que tener en cuenta algunos matices.

• Siempre debes mantener la situación bajo control. La exhibición de emociones y sentimientos es inapropiada en un entorno empresarial. Los sentimientos de miedo e inseguridad pueden interferir en la toma de decisiones, y los sentimientos de lástima provocados por la manipulación del interlocutor pueden llevar a la firma de un contrato no rentable. La manifestación de incontinencia y agresión durante los tipos de comunicación dialógica, como la discusión, es inaceptable. Con un compañero desequilibrado y siempre dubitativo, casi nadie quiere tratar.
• Capacidad para anticipar los deseos del cliente. - otro componente importante de la gestión empresarial exitosa, porque en cualquier negocio todas las actividades de la empresa están encaminadas a satisfacer las necesidades del cliente. La atención y la cortesía, un servicio de primera harán que el cliente vuelva nuevamente.
• Planificación y la capacidad de distinguir lo principal de lo secundario. En cualquier negociación, es importante hablar breve y claramente, sin profundizar en los detalles del segundo plan. Los empresarios suelen tener un tiempo limitado, por lo que no conviene preparar largos monólogos para reuniones importantes.
• Las relaciones comerciales no deben interferir con las personales. Incluso si no agrada a una persona, esto no significa que no pueda ser útil en un sentido comercial. La manifestación de una actitud benévola y solidaria, el interés sincero en los argumentos del interlocutor permitirá un encuentro productivo.
• Honestidad y transparencia de intenciones. Durante las negociaciones, debe comportarse con sinceridad, confirmando sus palabras con hechos y estadísticas. Después de todo, cualquier acto deshonesto en aras de un trato rentable puede socavar permanentemente la confianza del socio y dañar la reputación.
• Conocimiento de los conceptos básicos de la etiqueta empresarial..

El siguiente video explica las 5 reglas básicas de la comunicación empresarial.